Quy Trình Ủy Quyền Cửa Hàng Và Xử Lý Đơn Hàng Toàn Diện

I. Ủy Quyền Cửa Hàng

Đăng nhập vào hệ thống JF OMS.

Truy cập theo đường dẫn: Cài đặt ➔ Ủy quyền Cửa hàng.

Tìm nền tảng và thực hiện các bước ủy quyền kết nối cửa hàng.

Trong đó:

Khu vực gian hàng: Vui lòng chọn quốc gia tương ứng.

Đồng bộ đơn hàng: Vui lòng chọn phạm vi đồng bộ, có thể đồng bộ tất cả hoặc theo kho chỉ định, ID kho được lấy từ tiktok.

Phương thức áp dụng: Xử lý đơn hàng hay chỉ đồng bộ trạng thái bàn giao.

II. Quản Lý & Nhập Dữ Liệu SKU Sản Phẩm

Sau khi ủy quyền thành công, tiến hành đẩy dữ liệu SKU sang hệ thống WMS bằng 2 cách:

Tạo thủ công: Khởi tạo từng SKU sản phẩm riêng lẻ.

Nhập hàng loạt: Tải lên tệp mẫu để nhập hàng loạt SKU.

Sau khi dữ liệu SKU được tạo, người dùng có thể chỉnh sửa, cập nhật thông tin và in nhãn sản phẩm tại trang quản lý sản phẩm.

III. Nhập Hàng & Quản Lý Tồn Kho

Tạo đơn nhập hàng trên OMS (ví dụ: giao hàng theo dạng thùng) để gửi đến kho.

Sau khi kho nước ngoài hoàn tất quy trình kiểm đếm nhập kho, số lượng tồn kho khả dụng sẽ hiển thị tại mục Tồn kho trên OMS.

Lưu ý: Nếu hàng đã có sẵn tại kho, liên hệ trực tiếp với kho để được ghi nhận số lượng tồn kho hiện có lên hệ thống.

IV. Đẩy Đơn Hàng Sang Kho

1. Quy trình xử lý đơn hàng

Truy cập: Đơn hàng ➔ Đơn hàng từ Nền tảng ➔ Đơn hàng Chờ xử lý

OMS sẽ tự động đồng bộ các đơn hàng chưa giao từ TikTok Shop. Để tiến hành đẩy đơn hàng sang kho, người bán bắt buộc phải thực hiện ghép nối sản phẩm trên sàn với sản phẩm tương ứng trong hệ thống OMS.

Nếu SKU trên TikTok trùng khớp hoàn toàn với SKU trên OMS, bạn có thể bật tính năng Tự động ghép nối sản phẩm để hệ thống tự động liên kết dữ liệu nhanh chóng và chính xác.

Xử lý đơn hàng lỗi/không khớp SKU:

Cách 1: Thiết lập liên kết mối quan hệ sản phẩm từ trước.

Cách 2: Thực hiện liên kết trực tiếp ngay trong giao diện chi tiết đơn hàng.

Khi hết lỗi, đơn chuyển sang mục Chờ xử lý, người dùng chọn đẩy hàng loạt đơn sang kho. Khi đẩy thành công, đơn chuyển sang trạng thái Đang giao hàng.

2. Cấu hình Kênh Vận Chuyển

Kênh trực tuyến: Yêu cầu phía kho phải kích hoạt cấu hình tương ứng trên hệ thống WMS trước. Phương thức này sử dụng các dịch vụ vận chuyển chính thức do nền tảng (TikTok) cung cấp, nên khi thao tác trên OMS, người bán không cần thực hiện bước phân bổ đơn vị vận chuyển.

3. Đẩy đơn sang kho

Tại trạng thái Chờ xử lý, người bán thực hiện lần lượt việc phân bổ kho xuất hàng và nhấn Nhận mã vận đơn để hoàn tất đẩy đơn hàng sang hệ thống kho WMS.

3. Hoàn tất giao hàng

Khi lấy mã vận đơn thành công, đơn ở trạng thái Đang giao hàng, kho sẽ tiếp nhận, lấy hàng và xuất kho.

Sau khi kho hoàn tất xuất hàng, trạng thái đơn trên OMS tự động chuyển thành Đã giao hàng (với điều kiện không bật chức năng Đánh dấu giao hàng thủ công).

V. Định Nghĩa Trạng Thái Đơn Hàng Trên OMS

Tất cả: Tổng hợp dữ liệu đơn hàng ở toàn bộ các trạng thái.

Bất thường: Các đơn hàng đã đồng bộ nhưng gặp lỗi (thiếu thông tin địa chỉ, sai/chưa khớp SKU).

Chờ xử lý: Đơn hàng đã đồng bộ chuẩn chỉnh, đang chờ người bán bấm đẩy sang kho.

Lấy nhãn vận chuyển: Tiến trình lấy tem nhãn vận chuyển từ nền tảng.

Không thể nhận được: Đơn hàng gặp lỗi khi lấy nhãn từ nền tảng.

Hiện đang lấy mã: Đơn hàng đang trong hệ thống hàng chờ lấy nhãn.

Tạo đơn xuất kho thất bại: Đã lấy nhãn thành công nhưng lỗi khi khởi tạo đơn xuất kho B2C/B2B.

Đang giao hàng: Đơn hàng đã lấy nhãn và đẩy thành công dữ liệu sang hệ thống WMS của kho.

Đã giao hàng: Kho đã thực xuất và giao hàng cho đơn vị vận chuyển.

Đã tạm giữ: Đơn hàng bị tạm giữ xử lý do phát sinh yêu cầu đặc biệt hoặc sự cố.