4.2 Quy trình Nhập hàng Tiêu chuẩn trên PDA
Định nghĩa: Chức năng Nhập kho trên JFWMS giúp quản lý toàn bộ luồng luân chuyển hàng hóa từ khi nhà bán gửi hàng cho đến khi hàng sẵn sàng để bán.
Bước 1: Khởi tạo dữ liệu - Nhà bán hàng chủ động tạo Đơn nhập kho trên hệ thống OMS hoặc phần mềm ERP cá nhân.
Bước 2: Xử lý tại kho - Đơn hàng tự động đồng bộ sang JFWMS. Nhân viên kho tiếp nhận, ký nhận, kiểm hàng (QC) và xếp hàng lên kệ.
Bước 3: Cập nhật tồn kho - Hệ thống tự động ghi nhận và cộng tăng số lượng Tồn kho khả dụng ngay sau khi quy trình hoàn tất.
Quy trình vận hành chi tiết tại Kho (WMS)
1. Ký nhận hàng
Nhân viên kho kiểm tra thông tin đơn nhập kho từ Nhà bán gửi sang, sau đó bấm Quét ký nhận ngay khi hàng cập kho.
Các mã hỗ trợ quét ký nhận: Mã đơn nhập kho, Mã đơn hàng trả, Mã vận đơn, Mã đơn ERP, Mã đơn sàn TMĐT, Mã thùng, Mã đơn gửi thẳng, Mã vận chuyển chặng đầu, hoặc Mã thùng tùy chỉnh.
Lưu ý: Hỗ trợ kiểm hàng dựa trên mã thùng tùy chỉnh do Nhà bán nhập trên OMS.
Sau khi hoàn tất ký nhận, trạng thái đơn nhập kho sẽ chuyển sang "Chờ nhập kho" .
2. Kiểm nhận hàng
Tại trang Chờ nhập kho, tiếp tục nhấp Quét nhận hàng để tiến hành kiểm đếm.
Các mã hỗ trợ quét ký nhận: Mã đơn nhập kho, Mã đơn hàng trả, Mã vận đơn, Mã đơn ERP, Mã đơn sàn TMĐT, Mã thùng, Mã đơn gửi thẳng, Mã vận chuyển chặng đầu, hoặc Mã thùng tùy chỉnh.
Lưu ý: Hỗ trợ kiểm hàng dựa trên mã thùng tùy chỉnh do Nhà bán nhập trên OMS.
Sau khi nhập số lượng thực tế nhận hàng. Nhấn Xác nhận nhập hàng để hoàn tất. Đơn hàng sau khi nhận hàng thành công sẽ chuyển sang trạng thái “Đang nhập kho”.
Có hai phương thức quét kiểm đến hàng hóa:
Quét nhận hàng theo thùng
Quét nhận theo sản phẩm: Nhân viên kho có thể quét mã vạch từng SKU để hệ thống tự động cộng dồn số lượng, hoặc nhập trực tiếp số lượng thực nhận trên giao diện đối với các lô hàng lớn hay sản phẩm khó quét.
3. Nhập kho & Lên kệ
Đơn hàng sau khi kiểm đếm số lượng nhân viên tiến hành đưa sản phẩm lên kệ đựng hàng, hệ thống hỗ trợ lên kệ toàn bộ đơn hàng, lên kệ theo món (dành cho sản phẩm có mã vạch SKU) và lên kệ theo Đếm (dành cho sản phẩm không có mã vạch SKU). Sau khi hoàn tất, số lượng hàng tồn khả dụng sẽ chính thức được cộng vào kho sản phẩm.
Các mã hỗ trợ quét ký nhận: Mã đơn nhập kho, Mã đơn hàng trả, Mã vận đơn, Mã đơn ERP, Mã đơn sàn TMĐT, Mã thùng, Mã đơn gửi thẳng, Mã vận chuyển chặng đầu, hoặc Mã thùng tùy chỉnh.
Lưu ý: Hỗ trợ kiểm hàng dựa trên mã thùng tùy chỉnh do Nhà bán nhập trên OMS
Tính năng hỗ trợ nâng cao:
Đề xuất vị trí kệ hàng loạt: Hiển thị vị trí trước đó đã liên kết với SKU.
Vòng đời trạng thái đơn hàng & Lưu ý quan trọng
1. Các trạng thái đơn hàng
📑 Đã khai báo: Nhà bán mới khởi tạo đơn nhập kho từ ERP/OMS.
🚚 Đang vận chuyển: Merchant đã cập nhật mã vận đơn chặng đầu lên ERP.
⏳ Chờ nhập kho : Kho đã hoàn tất thủ tục ký nhận bàn giao ban đầu.
📦 Đang nhập kho : Kho đang trong quá trình kiểm nhận, phân loại và xếp hàng lên kệ.
✅ Đã nhập kho: Toàn bộ hàng hóa trong đơn đã được đưa lên kệ thành công (hoặc đơn được đóng/hoàn tất bắt buộc).
2. Lưu ý về tồn kho
⚠️ LƯU Ý: Trường hợp đóng đơn thủ công khi số lượng hàng kiểm đếm thực tế lên kệ ít hơn số lượng khai báo ban đầu, hệ thống sẽ KHÔNG tự động cộng thêm phần tồn kho chênh lệch thiếu đó vào tồn kho khả dụng.