Cấu Hình Vai Trò Và Tài Khoản Phụ OMS

Cập nhật đến 24 Sep,2026
Sao chép liên kết

I. Định Nghĩa

Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, để tránh nhầm lẫn và sai lệch dữ liệu khi có nhiều nhân sự cùng thao tác trên hệ thống quản lý đơn hàng của người bán, chủ doanh nghiệp/quản trị viên có thể thiết lập các Vai trò với quyền hạn tương ứng theo từng vị trí công việc, đồng thời khởi tạo các Tài khoản phụ định danh cho từng nhân viên cụ thể.

Giá Trị Cốt Lõi:

  • Chuẩn hóa quy trình & Ghi nhận lịch sử: Mọi thao tác tạo đơn, duyệt đơn, chỉnh sửa hay xuất báo cáo đều được gắn liền với tài khoản phụ của từng cá nhân, giúp ghi lại nhật ký thao tác rõ ràng.

  • Bảo mật dữ liệu & Ngăn ngừa rủi ro: Phân quyền chính xác theo chức năng công việc giúp ngăn chặn các thao tác sai sót do nhân sự không đúng thẩm quyền gây ra, đồng thời phòng tránh rủi ro rò rỉ thông tin khách hàng và dữ liệu kinh doanh nhạy cảm.

II. Quy Trình Vận Hành Chi Tiết

Bước 1: Cấu Hình Vai Trò (Phân Quyền Theo Vị Trí Công Việc)

Trước khi tạo tài khoản cho nhân viên, quản trị viên cần định nghĩa các tập quyền hạn tương ứng với từng chức danh trong công ty (ví dụ: Nhân viên xử lý đơn hàng, Nhân viên quản lý tồn kho, Nhân viên kế toán - đối soát, Quản lý vận hành).

1.Truy cập Phân hệ Quản lý Vai trò:

Đăng nhập tài khoản chủ/quản trị viên trên hệ thống quản lý đơn hàng ➔ Chọn Cài đặt ➔ Chọn Quản lý quyền hạn ➔ chọn Cài đặt vai trò ➔ Nhấp nút Thêm vai trò.

2.Thiết lập Tên vai trò & Nhóm quyền:

  • Nhập tên vai trò mới.

  • Tích chọn danh mục các chức năng được phép truy cập (xem, thêm mới, chỉnh sửa, xóa, xuất tệp dữ liệu) thuộc các phân hệ: Quản lý đơn hàng, Nhập kho B2B, Xuất kho B2B, Tồn kho, Lệnh công việc, Báo cáo tài chính.

3.Lưu cấu hình vai trò:

Nhấn Tạo để hoàn tất việc tạo tập quyền cho vai trò đó.

Bước 2: Khởi Tạo Tài Khoản Phụ Cho Nhân Viên

Sau khi đã có danh sách các vai trò chuẩn hóa, tiến hành cấp tài khoản đăng nhập riêng cho từng nhân sự.

1.Truy cập Phân hệ Quản lý Tài khoản phụ:

Truy cập Cài đặt ➔ Quản lý quyền hạn ➔ Chọn Quản lý tài khoản phụ ➔ Nhấp Thêm tài khoản phụ.

2.Khai báo Thông tin Định danh & Gán Vai trò:

  • Nhập các thông tin bắt buộc: Họ và tên nhân viên, Tên đăng nhập, Mật khẩu khởi tạo, Số điện thoại và Địa chỉ thư điện tử.

  • Tại mục chọn vai trò: Tích chọn Vai trò phù hợp đã cấu hình ở Bước 1 cho nhân viên này.

3.Lưu & Bàn giao tài khoản:Thao tác 3.

Nhấn Tạo. Hệ thống khởi tạo tài khoản phụ thành công. Bàn giao thông tin đăng nhập cho nhân viên tương ứng.

Bước 3: Quản Lý & Điều Chỉnh Trạng Thái Tài Khoản Phụ

Tính năng này giúp linh hoạt cập nhật quyền hạn hoặc khóa tài khoản khi có sự thay đổi về nhân sự hoặc vị trí công tác.

  • Chỉnh sửa quyền hạn / Vai trò: Khi nhân viên chuyển sang bộ phận khác, quản trị viên truy cập danh sách tài khoản phụ, chọn nhân viên cần chỉnh sửa và tiến hành gán lại vai trò mới.

  • Vô hiệu hóa / Khóa tài khoản: Khi nhân viên nghỉ việc hoặc tạm dừng công tác, quản trị viên chuyển trạng thái tài khoản sang Vô hiệu hóa. Tài khoản này sẽ lập tức bị tước quyền đăng nhập vào hệ thống, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho dữ liệu doanh nghiệp.

  • Kích hoạt lại tài khoản: Chuyển trạng thái sang Kích hoạt khi nhân viên quay lại làm việc.

  • Không dùng chung tài khoản: Tuyệt đối không cho phép nhiều nhân viên dùng chung một tài khoản phụ để đảm bảo tính minh bạch khi truy xuất nhật ký thao tác hệ thống.

  • Rà soát định kỳ: Tiến hành kiểm tra danh sách tài khoản phụ hàng tháng để kịp thời vô hiệu hóa các tài khoản của nhân sự đã nghỉ việc.

Mục lục