Quy Trình Xử Lý Phiếu Công Việc

Cập nhật đến 17 Aug,2026
Sao chép liên kết

Định nghĩa:

Phiếu Công việc là kênh giao tiếp và ghi nhận các tác vụ phát sinh ngoài quy trình tiêu chuẩn giữa đội ngũ kho và bộ phận vận hành đơn hàng. Tính năng này áp dụng cho các dịch vụ gia tăng hoặc xử lý kho đặc thù như: dán tem/nhãn lại, kiểm kê đột xuất, phân loại lại hàng hóa, hoặc chuyển kho theo yêu cầu.

Bước 1: Cấu hình danh mục lệnh công việc tại WMS

Bộ phận quản trị kho truy cập đường dẫn WMS ➔ Kho hàng ➔ Quản lý Phiếu Công việc ➔ Loại Phiếu Công việc để khai báo các nhóm tác vụ được hỗ trợ xử lý (như dán tem nhãn, kiểm kê hàng hóa, dọn dẹp hoặc sắp xếp kho).

Bước 2 & 3: Khởi tạo và gửi yêu cầu từ hệ thống OMS

Khi phát sinh nhu cầu, người bán vào hệ thống OMS ➔ Đơn hàng ➔ Quản lý Phiếu Công việc ➔ Tạo Phiếu Công việc. Sau khi điền đầy đủ nội dung chi tiết và gửi đi, lệnh công việc sẽ tự động chuyển sang trạng thái Chờ duyệt.

Bước 4: Tiếp nhận và xét duyệt yêu cầu tại WMS

Nhân viên kho truy cập WMS ➔ Kho hàng ➔ Phiếu Công việc ➔ Chờ duyệt để kiểm tra thông tin. Tại đây, kho có thể xem chi tiết yêu cầu, tải tệp đính kèm hoặc trao đổi tin nhắn trực tiếp với người bán phía OMS. Tùy vào năng lực vận hành thực tế, kho chọn Phê duyệt (lệnh chuyển sang trạng thái Chờ xử lý) hoặc Từ chối.

Bước 5: Thực thi công việc tại kho

Đội ngũ vận hành truy cập WMS ➔ Danh sách Phiếu Công việc ➔ Chờ xử lý để tiến hành thực hiện công việc thực tế tại kho. Trong suốt quá trình này, hai bên tiếp tục tương tác và cập nhật tiến độ thông qua phần tin nhắn và tệp đính kèm. Sau khi hoàn thành tác vụ, nhân viên kho bấm xác nhận để chuyển trạng thái sang Hoàn tất.

Bước 6: Hạch toán chi phí dịch vụ

Tại màn hình Chi tiết Phiếu Công việc, nhân viên chọn tab Phí và nhấn Thêm Phí. Một cửa sổ bật lên cho phép chọn hạng mục phí gia tăng (đã được cấu hình trước tại WMS ➔ Phí ➔ Phí Xử lý ➔ Phí Dịch vụ Gia tăng), nhập đơn vị tính và số lượng thực tế để ghi nhận chi phí vào công nợ khách hàng.

Cấu hình thời điểm khấu trừ tài khoản:

Xóa sổ ngay: Nếu mẫu tính phí áp dụng cho khách hàng/dịch vụ này chọn cơ chế Xóa sổ ngay, ngay sau khi nhân viên kho hoàn tất thao tác Thêm Phí cho Phiếu công việc, hệ thống sẽ lập tức trừ tiền trực tiếp trong tài khoản trả trước của khách hàng.

Xóa sổ sau: Nếu thiết lập Xóa sổ sau, khoản phí này chỉ được tổng hợp vào bảng kê/hóa đơn và trừ tiền sau khi hai bên hoàn tất xác nhận đối soát.